Le déplacement externe d'objets correspond généralement à un prêt mais il peut également être généré lorsque des objets sont expédiés à des Personnes / Organisations pour quelque raison que ce soit, par exemple pour une restauration par une personne extérieure.
Vue d'ensemble
Le module Déplacements est utilisé pour planifier et / ou enregistrer le déplacement des objets :
- vers et hors d'une institution;
- au sein d'une institution, par exemple lors du déplacement d'objets entre les réserves hors site.
Note: Un déplacement interne est un mouvement dans lequel un objet de collection est déplacé à l'intérieur d'une institution (un mouvement sur site).
Un déplacement entrant peut être :
- Un emprunt pour une exposition.
- Une donation à l'institution.
Un déplacement sortant peut être :
- L'envoi d'un objet pour travaux de restauration à l'extérieur.
- Un prêt d'objet.
- Le renvoi d'un objet après que son entrée dans la collection a été refusée.
- L'envoi d'un objet vers un lieu de stockage extérieur.
La plupart du temps, le déplacement est enregistré au moment où les objets arrivent dans l'institution ou la quittent ; cependant, le déplacement futur d'un objet de valeur peut être enregistré afin de permettre l'enregistrement des détails de douane et d'assurance à l'avance.
Les détails capturés pour le déplacement d'un objet comprennent la raison du déplacement, l'autorisation, le lieu vers / depuis lequel un objet est déplacé, la date du déplacement, le transporteur, les détails de l'expédition, le courtier de douane, la police d'assurance, les instructions spéciales de manipulation ou d'emballage, les coûts associés et la confirmation de réception.
Les documents relatifs aux déplacements externes, y compris les bordereaux d'emballage et les accusés de réception / demandes d'expédition, peuvent être générés par EMu.
Un enregistrement de Déplacements peut également être joint à un enregistrement dans le module Prêts/Emprunts via le champ Prêt ou emprunt associé : (Détails sur la requête) dans l'onglet Rens. 3.
Un enregistrement de Déplacements inclut :
- Un numéro de Mouvement
- La méthode d'expédition
- L'origine / La destination
- Le numéro de contrat / d'accord
- Le superviseur du déplacement
- Les objets à déplacer
- Les instructions spéciales de manipulation
Onglets Déplacements typiques et leur but
Note
Note: Comme chaque institution peut personnaliser EMu pour répondre à ses besoins, il existe de nombreuses versions différentes d'EMu. Même lorsque les institutions ont les mêmes modules, les onglets inclus dans chaque instance du module peuvent être différents ; et même lorsque les institutions ont des onglets portant le même nom, les champs de ces onglets peuvent être différents. C'est pourquoi cette section ne fournit qu'une description générale des modules.
| Onglet | Description |
|---|---|
|
Rens. 1 |
Détails du déplacement, dont :
Si le déplacement est interne (le bouton radio Interne est sélectionné sous Direction du déplacement), la saisie d'une date dans Date du déplacement : (Détails sur les déplacements) fera apparaître le message suivant :
En sélectionnant Oui, l'emplacement de tous les objets joints sera mis à jour :
|
| Rens. 2 | Les coordonnées du transporteur et du courtier de douane. |
| Rens. 3 | Enregistre des détails sur le demandeur qui est à l'origine du mouvement, sur la date de la demande et sur la personne qui a autorisé le mouvement. |
| Dates |
Contient des détails sur les dates du déplacement :
|
| Manipulation | Instructions spéciales de manipulation |
| Objets | Les objets associés au déplacement et des remarques complémentaires. |
|
Finances |
Enregistre les coûts liés à l'événement, le transport par exemple, et les détails de l'assurance. |
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Tâches |
Voir L'onglet Tâches pour information. |
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Notes |
Voir L'onglet Notes pour information. |
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Multimédia |
Voir L'onglet Multimédia pour information. |
|
Sécurité |
Voir L'onglet Sécurité pour information. |
|
Audit |
Voir L'onglet Audit pour information. |
|
Admin |
Voir L'onglet Admin. pour information. |
Ordinogramme : comment enregistrer un déplacement
L'ordinogramme suivant décrit la procédure pour enregistrer un déplacement extérieur :
Comment enregistrer l'arrivée d'objets déplacés
Lorsqu'un objet a été transféré vers une destination extérieure, un reçu de son arrivée est enregistré dans l'enregistrement Déplacements.
De même, lorsqu'un déplacement entrant est enregistré avant la réception effective de l'objet, la date de réception est complétée dans l'enregistrement de Déplacements lorsque l'objet est reçu par l'institution.
Pour enregistrer l'arrivée d'un objet déplacé :
- Rechercher l'enregistrement de Déplacements voulu dans le module Déplacements.
- Sélectionner l'onglet Dates.
- Dans le champ Date d'arrivée : (Détails de l'arrivée) entrer la date d'arrivée de l'objet.
- Dans le champ Date du traitement : (Détails de l'arrivée) entrer la date à laquelle l'arrivée de l'objet a été traitée.
- Dans le champ Reçu par : (Détails de l'arrivée) joindre l'enregistrement de Personnes / Organisations de la personne ou de l'organisation ayant reçu l'objet.
- Dans le champ Date d'avis de réception : (Détails de l'arrivée) entrer la date à laquelle l'arrivée de l'objet a été attestée.
- Sauvegarder l'enregistrement.
Rapports de Déplacement
Un rapport peut être créé pour servir de rapport d'expédition accompagnant l'objet déplacé vers une destination extérieure. Ce rapport fournit des détails sur les objets déplacés ainsi que sur leur transport.
Voici un exemple de rapport d'expédition :
EMu crée un rapport quotidien listant tous les déplacements sur le point de commencer et tous ceux qui auraient dû commencer. Le résultat de ces rapports est automatiquement envoyé par email aux employés nommés dans le champ Personnes à aviser : (Planning détaillé) dans le module Déplacements.
Voici un exemple d'e-mail de notification :
